ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

  • Natychmiastowy dostęp do dokumentów archiwalnych skraca czas poświęcany przez pracownika na wyszukanie dokumentu,
  • Zwiększenie bezpieczeństwa dostępu do dokumentów poprzez elastyczny system uprawnień,
  • Centralizacja archiwum i zdalny dostęp – dokumenty znajdują się w jednym miejscu, można je przesyłać ze zdalnych lokalizacji, a dostęp do nich jest możliwy (przy odpowiednich zabezpieczeniach i autoryzacji) nawet z każdego miejsca na świecie,
  • Dany dokument może oglądać wielu użytkowników na raz, niezależnie od tego gdzie się znajdują,
  • Redukcja kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów papierowych – po zeskanowaniu materiałów nie będzie konieczności przechowywania ich w dotychczasowej formie i lokalizacji,
  • Usprawnienie i przyspieszenie procedur,
  • Zwiększenie bezpieczeństwa przechowywania dokumentów poprzez umieszczenie wszystkich informacji o nich w jednym, zintegrowanym systemie informatycznym,
  • Stworzenie centralnego archiwum korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
  • Raportowanie przepływu korespondencji (statystyka wpływu i wypływu korespondencji z uwzględnieniem aktywności nadawców i adresatów),
  • Skrócenie czasu realizacji poszczególnych czynności związanych z obsługą korespondencji,
  • Tworzenie dzienników pocztowych zgodnych i akceptowanych przez Pocztę Polską,
  • Uporządkowanie i przyspieszenie obsługi korespondencji w firmie,
  • Poprawa terminowości załatwianych spraw,
  • Ograniczenie papierowego obiegu dokumentów,
  • Precyzyjne określenie czasu wykonywanego zadania,
  • Efektywniejsza komunikacja pracowników wypracowana poprzez standardowe ścieżki obiegu i jasne procedury,
  • Możliwość rozszerzenia systemu o nowe funkcje.